#25 Une réunion sert à définir l'ordre du jour de la suivante

Deviens médaille d'or de réunion

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Hello hello sunshine,

Je suis super contente de te proposer cette édition sur l'organisation dont le sujet a été voté en story sur Insta. J'adore l'idée qu'on me "passe commande" pour les sujets de newsletter. Je me sens encore plus utile !

Si ce n'est pas encore fait, je te recommande de :

• lire l'édition précédente sur la gestion de conflit ici 👈
• écouter le dernier épisode de Passe moi le sel pour développer ta e-réputation 👈

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Programme de cette édition :

1. Les objections classiques et pourquoi elles ne sont pas valides
2. Pioche dans mes raisons, fréquences, formats, formes et roule ma poule
3. 10 règles pour gagner la médaille d'or de la réunion
4. Actualités de ta consultante préférée (c'est moué)

Temps de lecture :

• 6-8 minutes pour une newsletter al dente

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1. Les objections classiques, et pourquoi elles ne sont pas valides

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Que tu aies une équipe de 2 ou de 80, mettre en place des réunions d'équipe dans ton restaurant est non négociable. Accroche-toi parce qu'on va tout droit dans ta "zone de oui mais".

Comme dans "Oui, mais les réunions, c'est pas pour moi" :

"mon équipe n'est jamais présente au complet au même moment"

"on n'a pas de moment vraiment calme sans client pour se poser"

"c'est un truc de grand groupe, grosse boîte"

"mon équipe n'aime pas ça, ça les ennuie"

"c'est pas mon truc, je suis pas à l'aise"

"j'ai essayé et ç'a servi à rien"

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Aucune de ces objections n'est valide, parce que les réunions, c'est pour tous les formats d'équipe, tous les plannings et ça concerne tous les postes au sein d'un restaurant.

Une réunion est aussi motivante et fédérante que son objectif est clair et défini. L'efficacité et l'impact de ta prochaine réunion dépendra que de ta capacité à l'animer et à l'organiser. En fonction de tes besoins, ceux ton restaurant et ceux de ton équipe.

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2 - Pioche dans mes raisons, fréquences, formats, formes et roule ma poule

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Si tu imagines qu'une réunion doit durer une heure, se passer assise, en lieu clos, en silence, avec une personne qui monologue les autres en pleine tronche ... alors c'est pas étonnant que t'aies pas envie de t'y mettre !

Ce qui est certain, c'est qu'en restauration, on ne peut pas copier les usages réunioniques des autres industries. Mais, ça n'est pas une raison de ne pas essayer.

Bien au contraire, mon petit croissant au fromage !

C'est une opportunité pour inventer, faire du free-style et personnaliser aux besoins de ton restau et de ton équipe.

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Que tu sois prêt à lancer ta première réunion, relancer les réunons que t'as abandonné, ou encore motivé à améliorer tes réunions actuelles, on va commencer par dessiner la prochaine !

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Tout d'abord, on va piocher dans ces raisons de faire une prochaine réunion :

1. motiver, donner du courage, réaligner
2. fédérer, booster la solidarité, l'unicité
3. recadrer, exprimer une demande de changement
4. informer d'une nouveauté à venir
5. échanger pour revenir un évènement important
6. trouver des idées pour un projet, un problème récurrent

Tu en vois davantage ? Tant mieux ! L'important ici, c'est de composer avec tes besoins, les besoins du restaurant et les besoins de l'équipe.

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Une fois que tu as une bonne raison, tu peux choisir une fréquence :

• Ponctuelle
• Journalière
• Hebdo
• Bi-mensuelle
• Mensuelle
• Bi-trimestrielle
• Trimestrielle
• etc etc etc, tu me suis non ?

L'important ici, c'est de fixer un minimum pour maintenir une communication efficace et saine, même quand personne n'a le temps. Et de fixer un optimum pour maintenir une communication managériale idéale.

Avec ce système, si tu croules sous les urgences, tu passes en mode minimum. Et si tu es plutôt en pleine croisière opérationnelle, tu passes en mode idéal. N'oublie pas de communiquer aux autres participants quand on bascule de fréquence pour ne pas décevoir et leur permettre de s'adapter.

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Ensuite, tu peux choisir un format :

• Individuel : entre toi et José
• Stratégique opérationnelle : avec toute ton équipe opérationnelle
• Stratégique opérationnelle ciblée cuisine ou salle
• Stratégique supervision : avec tes salariés aux responsabilités de supervision
• Stratégique managériale : avec tes salariés aux responsabilités managériales
• etc etc etc

L'important ici, c'est de ne jamais by-pass qui que ce soit dans ton organisation. Par exemple, si la réunion doit faire passer un message à l'équipe cuisine et plonge, laisse la parole au/ à la Chef·e. Parce que si c'est toi qui parles, tu vas by-passer son autorité.

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Et enfin, tu peux personnaliser la forme :

• assis autour d'une table pour les fans de table ronde
• en marchant pour les adeptes du walk & talk qui sont dans un environnement propice
• debout en vous passant une balle pour gamifier la prise de parole
• autour d'un déjeuner chez un concurrent intéressant pour raviver votre complicité

Tu peux partir en free-style sur la forme !

Le plus important dans tout ça, c'est que les raisons et les fréquences servent les besoins du restaurant. Et que les formats et les formes servent les besoins de l'équipe et les tiens.

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En piochant dans ces listes, ta future réunion pourrait ressembler à ça :

• un déjeuner ponctuel, chez le concurrent, pour informer José de ton envie de le promouvoir
• un jeu de balle mensuel avec toute l'équipe, pour fédérer cuisine & salle en leur apprenant à se faire des feedbacks entre eux
• un café trimestriel pour faire le point sur les besoins de José pour mieux faire son travail dans ton restaurant

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Si tu me lis et que tu te dis que tu es à des années lumières de créer ta routine de réunion. Alors que t'en aurais bien besoin ... alors, mon programme Restau-Manager est fait pour toi.

C'est un accompagnement de 7 sessions, ponctués par des ressources et tutoriels que tu découvres entre nos RDVs.

Certains de mes clients rejoignent ce programme pour résoudre leurs problématiques.

D'autres pour améliorer et perfectionner leur système managérial.

Et d'autres viennent pour reprendre confiance en eux et trouver des clés de communication avec leur équipe pour faciliter tout le reste dans leur restaurant.

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Mais le point commun, c'est que tous mes programmes commencent par un diagnostic offert et non engageant. Tu peux réserver réserver le tien dès maintenant, en commençant par ton questionnaire d'état des lieux.

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Un des derniers diagnostics que j'ai fait était avec Sami qui m'a contactée pour un problème de conflit entre managers opérationnels au sein de son food-business. Sami est reparti avec un plan à mettre en place dès sa prochaine réunion. Ce qu'il a le plus apprécié dans le diagnostic c'est :

• D'avoir pris le temps de se poser et de réfléchir grâce au questionnaire.
• Qu'on soit allé rapidement dans le vif du sujet lors du rendez-vous.
• Le sentiment que ses problématiques aient été bien comprises.
• La qualité de mes conseils et la pertinence des axes de solution proposés.
• Et le format "rapide et efficace" + le fait d'avoir reçu un récapitulatif écrit par la suite.
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Sympa non ? Ça pourrait être toi, si tu commences ton questionnaire maintenant :

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Commencer mon questionnaire de diagnostic

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3 - 10 règles pour devenir médaille d'or de réunion d'équipe

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1 - Engage-toi auprès de ton équipe sur une fréquence, format, date/ heure. Une fois que c'est annoncé, ça ne peut plus être annulé (je te connais hein.)

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2 - Définis un objectif clair et prioritaire à la réunion. Le cap de la discussion. Tout ce qui s'en éloigne doit être remis à plus tard.

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3 - Annonce cet objectif à la forme active et en avance aux autres participants "L'objectif de la réunion est de trouver 5 solutions en réponse au problème de retard le matin. En choisir 2 à prioriser. En tester 1 sur un mois. Et décider à la fin si on la garde ou si on teste la deuxième."

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4 - Annonce les rôles de chacun et de tes attentes envers chaque participant. Et s'ils doivent/ ce qu'ils doivent préparer.

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5 - Définis et indique une durée, un temps de parole ou un chapitrage de réunion. Ou les trois.

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6 - Désigne un maitre du temps qui fait respecter le temps imparti et a le droit de couper la parole quand on l'a dépassé. Oui, même si c'est Jean-Kevin qui est toujours en retard.

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7 - Désigne un capitaine qui interrompe quand on s'éloigne du sujet. Oui, même si c'est Josette, ton apprentie commis de cuisine et qu'elle lève sa cuillière en bois pour indiquer qu'on a perdu le cap.

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8 - Désigne un scribe qui prend les notes et envoie le récap aux autres. Oui, même si c'est José ton serveur qui fait 10 fautes d'orthographe à la ligne, et qui enverra son récap sur Whatsapp.

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9 - Anime ton équipe entre le moment où la réunion est annoncée et le moment de la réunion. Fais des rappels spontanés, tiens les éveillés, c'est important.

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10 - Stick to the important shit (sois synthétique et concentre-toi sur l'important). Si ta réunion est un fourre-tout d'informations, de demandes, de cadrage, de rappel, ce n'est pas une réunion. C'est une poubelle à info, et c'est ça qui fera que ta réunion ne sert à rien et que tu n'oses plus re-tenter l'exercice.

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Ça te parait beaucoup, démesuré ou infaisable ? Commence étape par étape.

De quoi as-tu le plus besoin aujourd'hui ? Une réunion fun ? express ? ultra-efficace ?

Compose la réunion dont tu as besoin, offre-toi une victoire réunionaire et réitère jusqu'à consolider ta routine.

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4 - Actualités de ta consultante préférée

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- Mon nouvel ebook (hibouk) est presque prêt.

Il s'appelle "11 clés de management". Il est en relecture chez des restaurateurs et restauratrices que j'affectionne beaucoup et en qui j'ai confiance.

Le débat sur l'écriture du mot Clé me réveille la nuit.

Le e-book sera gratuit et téléchargeable en pdf.

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- Le prochain épisode de Passe moi le sel sort la semaine prochaine et prend partie dans le cadre de l'opération : Podcasthon

Une opération à laquelle les centaines de podcasteurs se joignent et mettent à l'honneur, sur un episode les valeurs du monde associatif.

Pour mon épisode, j'ai choisi de faire parler Marie Gerin-Jean, directrice de l'association Ernest et du tiers-lieu (bar, restaurant, brunch, aide alimentaire) Chez Ernest !

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- Je continue mon ascension du mont Instagram.

J'aime bien parce que l'humour y est encore plus le bienvenue que sur LinkedIn et que le dialogue se fait facilement même entre inconnus.

Ça reste un gros challenge de temps de création et d'intéraction. Et aussi de maitrise des formats de posts (reels, story, carrouel, photo machin chouette).

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Au fait, vous êtes déjà 675 dans cette newsletter. Et les taux de lecture m'indiquent que vous êtes 675 tultra-mo-ti-vés par le management de restauarnt. Et ça me rempli de joie. Et de fierté !

Merci pour ta fidélité et n'oublie pas que l'option "Répondre à ce mail" est toujours disponible si tu veux me partager une idée ou qu'on échange sur un sujet.Tu as aimé cette newsletter ? N'oublie pas de t'y abonner ici, et de la transférer à tes amis qu'elle intéressera.